Wanneer verwerk je persoonsgegevens? En wanneer sluit je een overeenkomst?

2 waterdicht collega's staan op de voorgrond en kijken samen naar een laptop. In de achtergrond loopt een andere collega door beeld met een telefoon aan haar oor
2 waterdicht collega's staan op de voorgrond en kijken samen naar een laptop. In de achtergrond loopt een andere collega door beeld met een telefoon aan haar oor

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing in Nederland. De AVG heeft het doel om burgers te beschermen in hun privacybelangen. Hierbij moet vooral gedacht worden aan regelgeving in de situaties dat organisaties in aanraking komen met persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect tot een bepaald persoon te herleiden zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan iemand zijn naam, adres of telefoonnummer.

Veel ondernemers zullen de invoering van de AVG wel gemerkt hebben. Er gaat geen maand voorbij of je hebt het woord ‘verwerkersovereenkomst’ wel gehoord. Maar wat is een verwerkersovereenkomst precies en wanneer is een verwerkersovereenkomst verplicht?

Wat is een verwerkersovereenkomst?

In een verwerkersovereenkomst maken partijen afspraken over de omgang met persoonsgegevens van derde personen. De verwerker en verwerkingsverantwoordelijke zijn wettelijk verplicht om bepaalde afspraken te maken. In een verwerkersovereenkomst worden bijvoorbeeld over de volgende onderwerpen afspraken gemaakt:

  • dat de verwerking alleen plaatsvindt op basis van schriftelijke instructies van de verwerkingsverantwoordelijke;
  • vertrouwelijkheid van de personen die met de persoonsgegevens in aanraking komen;
  • beveiligingsmaatregelen van de persoonsgegevens;
  • sub-verwerkers;
  • audits, en
  • aansprakelijkheid.

Over de eerste vier punten ben je wettelijke verplicht om afspraken te maken. Naast deze vier verplichte afspraken zijn partijen vrij om af te spreken wat ze willen. Mits deze afspraken niet in strijd zijn met de wet.

Wanneer ben je dan verplicht om een verwerkersovereenkomst te sluiten?

Een verwerkersovereenkomst is verplicht als een verwerkingsverantwoordelijke een derde partij gaat inschakelen voor de verwerking van persoonsgegevens. Een verwerkingsverantwoordelijke is een partij die persoonsgegevens verzamelt, doordat hij bijvoorbeeld zijn klantgegevens opslaat. Hij bepaalt het doel en middel van de verwerking. Verwerking is een ruim begrip. Hier vallen eigenlijk alle handelingen onder die je met persoonsgegevens kan uitvoeren. Denk aan: verzamelen, opslaan, wijzigen, ordenen en zelfs vernietigen.

Wat veel mensen denken is dat je verplicht bent om een verwerkersovereenkomst in contractvorm te sluiten. Dit klopt niet helemaal. Je bent verplicht om met een overeenkomst of andere rechtshandeling de afspraken over die eerste vier punten vast te leggen. Dit kan bijvoorbeeld ook in de algemene voorwaarden.

Sam Derks, eigenaar van Waterdicht, zitten op een zwarte leren stoel. Hij lacht in de camera.

Hulp nodig?

Sam is bereikbaar

Neem contact op

Jurist van Waterdicht werkt aan een contract op zijn laptop. Foto van over zijn schouder genomen, focus op de laptop met het contract.
Jurist van Waterdicht werkt aan een contract op zijn laptop. Foto van over zijn schouder genomen, focus op de laptop met het contract.
Kennisbank
Tips
7 januari 2025

Aandelen kopen? Naast de leveringsakte is het mogelijk een aparte koopovereenkomst op te stellen.

Sam, eigenaar van Waterdicht, zit op een trapje en kijkt recht de camera in
Sam, eigenaar van Waterdicht, zit op een trapje en kijkt recht de camera in
Kennisbank
Tips
10 september 2024

Houd in je algemene voorwaarden rekening met het verschil in recht tussen consumenten en bedrijven.

2 Waterdicht juristen zijn aan het werk. De een zit in de voorgrond op een laptop te werken, de andere zit in de achtergrond op een trapje en belt
2 Waterdicht juristen zijn aan het werk. De een zit in de voorgrond op een laptop te werken, de andere zit in de achtergrond op een trapje en belt
Kennisbank
Tips
9 september 2024

Let er bij het verstrekken van een opdracht op dat een zzp'er niet wordt gezien als jouw werknemer.

3 Waterdicht collega's staan in de keuken, 1 van hen schenkt een glas water in, de andere 2 lachen naar elkaar
3 Waterdicht collega's staan in de keuken, 1 van hen schenkt een glas water in, de andere 2 lachen naar elkaar
Kennisbank
Tips
8 september 2024

Als je algemene voorwaarden gebruikt, ben je verplicht de wederpartij hierover te informeren.

Laptop op tafel met leeg notitieboekje en een kop koffie
Laptop op tafel met leeg notitieboekje en een kop koffie
Kennisbank
Tips
7 september 2024

Let erop dat je je algemene voorwaarden goed en op tijd van toepassing verklaart op de overeenkomst

Een groepsetting met een meeting van 3 waterdicht collega's. 2 Collega's kijken lachend naar een derde persoon die niet op de foto staat.
Een groepsetting met een meeting van 3 waterdicht collega's. 2 Collega's kijken lachend naar een derde persoon die niet op de foto staat.
Kennisbank
Tips
6 september 2024

Buitenlandse wederpartij? Verstrek je algemene voorwaarden in begrijpelijke taal

Jelle, jurist bij Waterdicht, zit aan tafel en is aan het videobellen met een klant. Hij gebaart met zijn handen naar de klant op het scherm
Jelle, jurist bij Waterdicht, zit aan tafel en is aan het videobellen met een klant. Hij gebaart met zijn handen naar de klant op het scherm
Kennisbank
Tips
5 september 2024

Wat zijn de rechten en plichten van een wederpartij die een klacht heeft over een product/dienst?