Terhandstelling algemene voorwaarden

Je moet algemene voorwaarden juist en op tijd ter hand stellen. Anders zijn ze niet van toepassing. Dat is zonde en het brengt risico's met zich mee.

Ter hand stellen

Algemene voorwaarden zijn heel nuttig. De waarde van die algemene voorwaarden verlies je, wanneer je ze niet op de juiste manier en op tijd ter hand hebt gesteld. Ter hand stellen wil zeggen dat de andere partij kennis heeft moeten kunnen nemen van de algemene voorwaarden. Als ‘gebruiker’ van de algemene voorwaarden heb je een zogenaamde informatieplicht. Je moet de algemene voorwaarden brengen naar de andere partij, de andere partij hoeft het niet bij jou te komen halen of zoeken. Belangrijk aan het ter hand stellen is het moment waarop dat gebeurt. Algemene voorwaarden zijn namelijk afspraken die je maakt. Van die afspraken moet de andere partij dus wel op de hoogte zijn. Daarom moet je algemene voorwaarden ter hand stellen, nog voor de overeenkomst definitief gesloten is.

Van toepassing verklaren

Voordat een algemene voorwaarden werking heeft bij een overeenkomst moet er aangegeven worden dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn op deze specifieke overeenkomst. Dit kan makkelijk gedaan worden door onderaan de brieven en/of offertes die je stuurt een zin toe te voegen waarin wordt aangegeven dat je algemene voorwaarden van toepassing zijn (als je mondelingen overeenkomsten sluit kun je dit ook mondeling aangeven): “Op deze offerte en de uit de offerte voortvloeiende overeenkomst zijn de algemene voorwaarden van … van toepassing”. Op dit moment heb je verklaard dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn. Het volgende belangrijke punt doet zich voor bij de vindplaats van de algemene voorwaarden. De wederpartij moet de inhoud van de algemene voorwaarden kunnen bekijken. Je kunt de algemene voorwaarden gewoon meesturen met de brief of offerte en aangeven dat je dit gedaan hebt. Je kunt er ook voor kiezen om de algemene voorwaarden online ter beschikking te stellen. Dit is te bewerkstelligen door de algemene voorwaarde te deponeren bij de Kamer van Koophandel of door de algemene voorwaarden te uploaden op uw website. Wanneer je voor de laatste twee opties kiest moet je een zin toevoegen waarin je aangeeft dat je dit gedaan hebt: “de algemene voorwaarde zijn gedeponeerd bij de kamer van koophandel te ... (plaats van de kamer van koophandel waar ze gedeponeerd zijn) en zijn online beschikbaar op www. ... (voeg een zo specifiek mogelijke URL toe om problemen te voorkomen)”. Het is sterk aan te raden de algemene voorwaarden zowel te deponeren bij de Kamer van Koophandel als op jouw website te uploaden.

Aanvaarding van de algemene voorwaarden

Op dit moment heb je een aanbod gedaan om jouw algemene voorwaarden van toepassing te laten zijn op de overeenkomst. De volgende noodzaak is de aanvaarding hiervan door de wederpartij. De aanvaarding kan plaatsvinden doordat de wederpartij een handtekening zet onder de offerte/brief waarop de hierboven besproken twee zinnen staan. Ook kan de aanvaarding stilzwijgend plaatsvinden. Stilzwijgend betekent dat de wederpartij niet uitdrukkelijk heeft geprotesteerd tegen het van toepassing zijn van jouw algemene voorwaarden. Deze stilzwijgende aanvaarding zal in de praktijk vaker voorkomen. Hier is ook weer van belang dat je de vindplaats van de algemene voorwaarden heeft aangegeven. Op grond van de wet maakt het niet uit of je wederpartij de algemene voorwaarden heeft bekeken voor ze (stilzwijgend) geaccepteerd te hebben. Als je de wederpartij de mogelijkheid heeft geboden om de inhoud van de algemene voorwaarden te kunnen bekijken dan is een aanvaarding van de algemene voorwaarden geldig. Maar wat nou als de wederpartij na het zien van de algemene voorwaarden verklaart dat zijn eigen algemene voorwaarden van toepassing zijn?

‘Battle of forms’

Regelmatig komt het voor dat de ene partij zijn eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaart terwijl wederpartij bij aanvaarding ook zijn eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaart. Deze situatie noemt men de ‘battle of forms’. De hoofdregel in het Nederlands recht is dat de eerste verwijzing geldt, de ‘first shot rule’. Wil je nou bewerkstelligen dat je eigen algemene voorwaarden van toepassing zijn, dan moet je uitdrukkelijk de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van de wederpartij verwerpen en jouw algemene voorwaarden van toepassing verklaren. Vervolgens moet de wederpartij dit nieuwe aanbod aanvaarden. Vaak zal het dan voorkomen dat de wedepartij hier niet akkoord mee gaat. Dit is niet heel erg: je kunt samen gaan onderhandelen over de inhoud van een algemene voorwaarden die van toepassing is op jullie overeenkomst.