Algemene voorwaarden: zo stel je ze kort en duidelijk op

Algemene voorwaarden zijn vaak saai, lang en ingewikkeld. Maar dat is niet nodig. Kwalitatief goede juridische bepalingen hoeven helemaal geen moeilijke termen te bevatten of vele pagina’s te beslaan om je in te dekken tegen mogelijke misverstanden, geschillen of complicaties. In dit artikel lees je wat de belangrijkste bepalingen zijn om op te nemen en hoe je die in begrijpelijke taal verwoordt.

Bij de algemene voorwaarden, ook wel de kleine lettertjes genoemd, denk je al snel aan lange documenten die moeilijk door te spitten zijn. Documenten met tientallen artikelen die er “eigenlijk” niet toe doen. Opsommingen van bepalingen die niemand door wil lezen.

Dit kan ook anders. Algemene voorwaarden hoeven helemaal geen boekwerk te zijn van tientallen pagina’s met juridische termen die niet prettig leesbaar zijn. Met een aantal pagina’s met de belangrijkste bepalingen in prettig leesbare taal dek jij je als bedrijf ook nog goed in, én loop je weinig risico.

Wat zijn de belangrijkste bepalingen die in de algemene voorwaarden moeten staan?

Aansprakelijkheid

Allereerst moet je natuurlijk de aansprakelijkheid goed hebben geregeld. Denk hierbij aan aansprakelijkheid voor directe schade, maar ook indirecte schade. Denk ook aan het uitsluiten van schade wanneer er sprake is van bewuste opzet of roekeloosheid door jouw klant. Daarnaast is het bijvoegen van een vervalbeding belangrijk bij de aansprakelijkheid. Door middel van zo’n vervalbeding voorkom jij dat klanten jaren na een gebrek, nog schade kunnen claimen bij jou. Een vervalbeding is meestal tussen de 6 en 12 maanden, maar kan ook zeker korter of langer zijn.

Daarnaast zijn er natuurlijk nog wat andere belangrijke bepalingen die je kunt bijvoegen bij de aansprakelijkheid. Dit verschilt per bedrijf en sector waar je in zit.

Een voorbeeld van een bepaling over aansprakelijkheid die in niet prettig leesbare tekst is geschreven:

De totale aansprakelijkheid van “Naam onderneming” is beperkt tot vergoeding van schade tot maximaal het bedrag van het voor die Overeenkomst bedongen honorarium (exclusief btw). In geen geval zal de totale vergoeding voor schade meer bedragen dan het door de aansprakelijkheidsverzekering van Naam onderneming uit te keren bedrag.

Een voorbeeld van een bepaling over aansprakelijkheid die wel in prettig leesbare tekst is geformuleerd:

Is een product beschadigd? Dan vergoeden we de aankoopprijs van het product (exclusief btw). De maximale vergoeding is nooit meer dan het door onze aansprakelijkheidsverzekering uit te keren bedrag.

Overmacht

Vervolgens is het belangrijk om overmacht in je algemene voorwaarden te regelen. Er is sprake van overmacht als jij je verplichting niet na kunt komen door een gebeurtenis buiten jouw macht om. Denk hierbij aan stakingen van personeel, ziekte van personeel, storingen, enz. Het is belangrijk om situaties zoals bovengenoemd bij te voegen in je algemene voorwaarden. Zo voorkom je dat een klant bij jou schade kan claimen door iets wat helemaal niet jouw schuld is. Daarnaast is het vaak belangrijk om zo veel mogelijk specifieke omstandigheden van overmacht in jouw algemene voorwaarden bij te voegen. Zo voorkom je dat er geschillen komen over wat nou wel en niet onder overmacht valt.

Een voorbeeld van juridisch, lastig door te lezen bepaling met betrekking tot overmacht.

In aanvulling op het bepaalde in artikel 6:75 BW geldt dat een tekortkoming van “Naam onderneming” in de nakoming van enige verplichting jegens Wederpartij niet aan “Naam onderneming” kan worden toegerekend in geval van een van de wil van “Naam onderneming” onafhankelijke omstandigheid, waardoor de nakoming van zijn verplichtingen jegens Wederpartij geheel of gedeeltelijk wordt verhinderd of waardoor de nakoming van zijn verplichtingen in redelijkheid niet van “Naam onderneming” kan worden verlangd. Tot die omstandigheden worden mede gerekend wanprestaties van toeleveranciers of andere Derden, (stroom)storingen, computervirussen, extreme weersomstandigheden, brand(gevaar), (dreigend) oorlogsgevaar, pandemieën, epidemieën, quarantaines, ziekteverzuim, arbeidsongeschiktheid, stakingen, maatregelen van overheidswege en het defect gaan van rijwielen en apparatuur waarmee de producten vervoerd dan wel gemonteerd moeten worden.

Een voorbeeld van juridisch prettig leesbare taal, waarin hetzelfde wordt bepaald:

Soms gebeuren er dingen waardoor we onze verplichtingen (deels) niet na kunnen komen. Hierbij kun je denken aan: wanprestaties van toeleveranciers of andere derden; (stroom)storingen; computervirussen; extreme weersomstandigheden; brand(gevaar); (dreigend) oorlogsgevaar; pandemieën; epidemieën; quarantaines; ziekteverzuim; arbeidsongeschiktheid; stakingen; maatregelen van overheidswege; het defect gaan van rijwielen en apparatuur waarmee de producten vervoerd of gemonteerd moeten worden. In zulke gevallen is het niet mogelijk om aanspraak te maken op een schadevergoeding.

Inspannings- en resultaatsverbintenis

Daarnaast is het belangrijk om een inspannings- of resultaatsverbintenis toe te voegen aan je algemene voorwaarden. Met een inspanningsverbintenis informeer je de klant dat er geen sprake is van wanprestatie als jij je als bedrijf hebt ingespannen, maar een bepaald resultaat niet is bereikt. Bij een resultaatsverbintenis informeer jij de klant dat als een bepaald resultaat is bereikt er ook geen sprake is van wanprestatie, ongeacht hoeveel inspanning jij hiervoor hebt geleverd. Met zo’n soort verbintenis voorkom je dus ook dat jij veel geld moet betalen.

Een voorbeeld van een bepaling over een inspanningsverbintenis in lastige juridische taal:“Naam onderneming” kan niet garanderen dat met de door hem uitgevoerde werkzaamheden het door Wederpartij gewenste resultaat bereikt wordt. De aanvaarde opdracht leidt tot een inspanningsverbintenis en niet tot een resultaatsverbintenis.

Voorbeeld van een bepaling met betrekking tot een inspanningsverbintenis in prettig leesbare taal:“Naam onderneming” kan niet garanderen dat het gewenste resultaat bereikt wordt met de werkzaamheden. Deze Overeenkomst is dan ook een inspanningsverbintenis en geen resultaatsverbintenis. Dat betekent dat we beloven ons altijd in te zetten, maar geen beloftes doen over het resultaat.

Overige bepalingen

Daarnaast zijn er nog enkele bepalingen die handig zijn om toe te voegen aan je algemene voorwaarden. Denk aan een nietigheidsbepaling, bepalingen over het herroepingsrecht, opzegtermijnen bij duurovereenkomsten, bepalingen over garanties, eigendomsvoorbehoud en bepalingen voor als er sprake is van meerwerk. Ook de klachtplicht is handig om toe te voegen aan je algemene voorwaarden.

Daarnaast zijn er ook altijd situaties waarin je als bedrijf, nadat je een overeenkomst hebt gesloten, erachter komt dat een klant een wanbetaler is. In zo’n situatie wil je je als bedrijf ook indekken en voorkomen dat je inkomsten misloopt. Een dergelijke bepaling is dus ook handig om aan je algemene voorwaarden toe te voegen. Zo vermijd je risico’s.

Nuances

Natuurlijk zijn er nog meer bepalingen en zijn er per bedrijf of sector nuances denkbaar. Sommige bedrijven hebben namelijk veel te maken met het intellectuele eigendom of moeten geheimhoudingsverplichtingen toevoegen. Maar het beeld van ellenlange algemene voorwaarden met moeilijke juridische termen is een misvatting. Algemene voorwaarden kunnen zeker kort en bondig zijn in prettig leesbare taal. Dit maakt het voor bedrijven en klanten een stuk makkelijker om door te lezen. Klanten zijn ze een stuk beter op de hoogte waar ze nou aan toe zijn en waar ze zich aan verbinden.