Wat is een verwerkingsregister en wanneer ben je verplicht om het bij te houden?

2 Waterdicht collega's zitten aan tafel en kijken samen naar een laptop
2 Waterdicht collega's zitten aan tafel en kijken samen naar een laptop

Wat is een verwerkingsregister

Een verwerkingsregister is de opslagplaats van alle verwerkingen van persoonsgegevens die binnen organisatie plaatsvinden. Het verwerken van persoonsgegevens vindt plaats doordat een organisatie persoonsgegevens opslaat, bewerkt of bijvoorbeeld verwijdert. Eigenlijk alle handelingen die je met persoonsgegevens kan uitvoeren zijn verwerkingen. Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn tot een individueel persoon of in een combinatie met andere gegevens te herleiden zijn tot een persoon.

Wanneer is een verwerkingsregister verplicht?

Als je organisatie meer dan 250 medewerkers heeft ben je verplicht om een verwerkingsregister bij te houden. Als je organisatie minder dan 250 medewerkers heeft ben je verplicht om een verwerkingsregster bij te houden als een van de volgende omstandigheden van toepassing is:

  • De verwerking van persoonsgegevens is niet incidenteel.
  • Er vindt verwerking van persoonsgegevens plaats die een hoog risico inhouden voor rechten en vrijheden van de betrokken personen.
  • Er vindt verwerking van bijzondere persoonsgegevens plaats. 

Wat staat er in een verwerkingsregister als je organisatie verwerkingsverantwoordelijke is?

In het verwerkingsregister moet een verwerkingsverantwoordelijke de volgende informatie opslaan over de verwerking:

  • Naam en contactgegevens van: jouw organisatie of de vertegenwoordiger, andere organisaties die ook verwerkingsverantwoordelijke zijn, de functionaris gegevensbescherming, buitenlandse organisaties waar persoonsgegevens mee gedeeld worden.
  • Doelen van de verwerking 
  • Categorieën van betrokkenen waarvan de gegevens worden verwerkt
  • Categorieën van persoonsgegevens
  • Bewaartermijnen
  • Categorieën van ontvangers
  • Of er gegevens buiten de EU worden gedeeld
  • Omschrijving van beveiligingsmaatregelen

Wat staat er in een verwerkingsregister als je organisatie verwerker is?

Indien jouw organisatie de rol van verwerker vervult kan je ook verplicht zijn om een verwerkingsregister bij te houden, de inhoud van het register is alleen anders. Het registers bevat dan de volgende informatie:

  • Naam en contactgegevens van: jouw organisatie, of de vertegenwoordiger, of de verwerkingsverantwoordelijk en de naam en contactgegevens van de functionaris gegevensbescherming.
  • Omschrijving van de categorieën van verwerking
  • Eventuele internationale doorgifte van bedrijven en organisaties waar de persoonsgegevens mee gedeeld worden
  • Of er gegevens buiten de EU worden gedeeld
  • Omschrijving van beveiligingsmaatregelen
Sam Derks, eigenaar van Waterdicht, zitten op een zwarte leren stoel. Hij lacht in de camera.

Hulp nodig?

Sam is bereikbaar

Neem contact op

Jurist van Waterdicht werkt aan een contract op zijn laptop. Foto van over zijn schouder genomen, focus op de laptop met het contract.
Jurist van Waterdicht werkt aan een contract op zijn laptop. Foto van over zijn schouder genomen, focus op de laptop met het contract.
Kennisbank
Tips
7 januari 2025

Aandelen kopen? Naast de leveringsakte is het mogelijk een aparte koopovereenkomst op te stellen.

Sam, eigenaar van Waterdicht, zit op een trapje en kijkt recht de camera in
Sam, eigenaar van Waterdicht, zit op een trapje en kijkt recht de camera in
Kennisbank
Tips
10 september 2024

Houd in je algemene voorwaarden rekening met het verschil in recht tussen consumenten en bedrijven.

2 Waterdicht juristen zijn aan het werk. De een zit in de voorgrond op een laptop te werken, de andere zit in de achtergrond op een trapje en belt
2 Waterdicht juristen zijn aan het werk. De een zit in de voorgrond op een laptop te werken, de andere zit in de achtergrond op een trapje en belt
Kennisbank
Tips
9 september 2024

Let er bij het verstrekken van een opdracht op dat een zzp'er niet wordt gezien als jouw werknemer.

3 Waterdicht collega's staan in de keuken, 1 van hen schenkt een glas water in, de andere 2 lachen naar elkaar
3 Waterdicht collega's staan in de keuken, 1 van hen schenkt een glas water in, de andere 2 lachen naar elkaar
Kennisbank
Tips
8 september 2024

Als je algemene voorwaarden gebruikt, ben je verplicht de wederpartij hierover te informeren.

Laptop op tafel met leeg notitieboekje en een kop koffie
Laptop op tafel met leeg notitieboekje en een kop koffie
Kennisbank
Tips
7 september 2024

Let erop dat je je algemene voorwaarden goed en op tijd van toepassing verklaart op de overeenkomst

Een groepsetting met een meeting van 3 waterdicht collega's. 2 Collega's kijken lachend naar een derde persoon die niet op de foto staat.
Een groepsetting met een meeting van 3 waterdicht collega's. 2 Collega's kijken lachend naar een derde persoon die niet op de foto staat.
Kennisbank
Tips
6 september 2024

Buitenlandse wederpartij? Verstrek je algemene voorwaarden in begrijpelijke taal

Jelle, jurist bij Waterdicht, zit aan tafel en is aan het videobellen met een klant. Hij gebaart met zijn handen naar de klant op het scherm
Jelle, jurist bij Waterdicht, zit aan tafel en is aan het videobellen met een klant. Hij gebaart met zijn handen naar de klant op het scherm
Kennisbank
Tips
5 september 2024

Wat zijn de rechten en plichten van een wederpartij die een klacht heeft over een product/dienst?