De algemene voorwaarden. Niet het spannendste onderwerp – maar wél belangrijk als je een bedrijf runt. Ze zorgen voor duidelijkheid, beschermen je tegen risico’s en voorkomen gedoe achteraf. Tenminste, als je ze goed gebruikt en ter hand stelt. En daar gaat het bij veel ondernemers mis.

In deze blog lees je de 7 meest gemaakte fouten en hoe jij ze voorkomt.

1. Je verklaart de algemene voorwaarden niet van toepassing 

Alleen algemene voorwaarden opstellen is niet genoeg. Je moet je klant vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst laten weten dat ze gelden. Dat heet de informatieplicht. Dit moet dus bijvoorbeeld al bij je offerte. Kom je er pas mee nadat de deal rond is? Dan zijn je algemene voorwaarden juridisch gezien niet van toepassing op de overeenkomst.

Zo voorkom je dit 

Zet een duidelijke zin in je offerte of bevestigingsmail waarin je aangeeft dat je algemene voorwaarden van toepassing zijn op de offerte en overeenkomst en zorg dat je ze meteen meestuurt met de offerte.

2. Je deelt je algemene voorwaarden niet (op de juiste manier)

Naast het van toepassing verklaren, moet je de wederpartij een redelijke mogelijkheid bieden om kennis te nemen van de voorwaarden. Dit betekent dat je de voorwaarden fysiek of digitaal ter beschikking moet stellen. Alleen verwijzen naar een webpagina is hierbij onvoldoende. De wederpartij moet de voorwaarden kunnen opslaan en later raadplegen. ​

Zo voorkom je dit

Stuur je algemene voorwaarden altijd mee als bijlage bij je mail of zorg dat ze makkelijk te downloaden zijn vanaf je website.

3. Je gebruikt onduidelijke of onredelijke regels

Veel ondernemers denken bij het opstellen van hun algemene voorwaarden dat ze alles kunnen uitsluiten, bijvoorbeeld de volledige eigen aansprakelijkheid. Maar zo werkt het niet. Sommige bepalingen zijn dusdanig onredelijk dat ze door een rechter ongeldig worden verklaard. 

Zo voorkom je dit

Houd je voorwaarden begrijpelijk, eerlijk en duidelijk. Liever iets minder ‘strak’, maar wel juridisch geldig.

4. Er ontstaat een ‘battle of forms’

Wanneer zowel jij als de wederpartij de eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaren, ontstaat er een conflict, bekend als de 'battle of forms'. Want welke algemene voorwaarden gelden dan? 

De hoofdregel is: wie als eerste de algemene voorwaarden van toepassing verklaart én deze op de juiste manier ter hand stelt (bijvoorbeeld per mail of als bijlage bij de offerte), heeft de meeste kans dat zijn voorwaarden gelden.

Maar, als de andere partij daarna zegt: “Nee, jouw voorwaarden wijs ik van de hand, de mijne gelden”, dan is er géén akkoord over de voorwaarden en dan grijpt de rechter terug op het Burgerlijk Wetboek. De algemene voorwaarden van beide partijen worden dan dus niet van toepassing verklaard.

Zo voorkom je dit

Wees alert. Zegt je klant dat zijn voorwaarden gelden? Geef dan expliciet aan dat jij de voorwaarden van de wederpartij van de hand wijst en verwijs naar je eigen algemene voorwaarden. Doe dit zwart-op-wit, bijvoorbeeld per mail. 

Laat bij twijfel expliciet bevestigen welke algemene voorwaarden gelden. Je kunt in de offerte, opdrachtbevestiging of samenwerkingsovereenkomst bijvoorbeeld het volgende opnemen: "Partijen komen overeen dat uitsluitend de algemene voorwaarden van [jouw bedrijfsnaam] van toepassing zijn."

5. Je gebruikt taal die je klant niet begrijpt

Een veelvoorkomende fout: algemene voorwaarden die zó juridisch zijn, dat je klant (of jijzelf) er niks van snapt. Of voorwaarden die niet aansluiten bij je doelgroep, bijvoorbeeld omdat ze in het Nederlands zijn, terwijl je klant alleen Engels spreekt. Stuur je je voorwaarden in een taal die de ander redelijkerwijs niet kan begrijpen, dan kunnen jouw algemene voorwaarden ongeldig worden verklaard.

Zo voorkom je dit

Laat je voorwaarden schrijven in begrijpelijke taal en stem ze af op je doelgroep. Zorg indien nodig voor een goede Engelse versie. Houd hierbij de vuistregel aan: stuur de algemene voorwaarden in dezelfde taal als de overeenkomst. 

6. Je houdt je algemene voorwaarden niet up-to-date

Wetgeving verandert. En je bedrijf waarschijnlijk ook. Dus voorwaarden die jaren geleden zijn opgesteld, passen vaak niet meer bij je huidige situatie en brengen juridische risico’s met zich mee.

Zo voorkom je dit

Laat je algemene voorwaarden minimaal eens per jaar controleren. Zeker als je nieuwe diensten aanbiedt of je businessmodel verandert.

7. Je hebt geen bewijs van ​overhandiging en acceptatie

Je klant zegt in een conflict: “Die voorwaarden? Die heb ik nooit gezien.” Als jij dat niet kunt weerleggen, heb je een probleem.

Zo voorkom je dit

Zorg dat je altijd kunt aantonen dat je je voorwaarden op tijd hebt gedeeld, bijvoorbeeld via een getekende offerte met bijlage of een e-mail met bevestiging. 

Een sterke juridische fundering

Wil je zeker weten dat jouw algemene voorwaarden juridisch geldig en duidelijk zijn? Wij helpen je met het opstellen en up-to-date houden. Zo heb je geen zorgen meer over kleine lettertjes en zijn jouw voorwaarden écht waterdicht. Vraag je prijs op of neem contact op.